Dans un projet d’aménagement ou de réaménagement d’étude notariale, deux dimensions coexistent : d’une part, offrir à la clientèle un cadre accueillant et qui inspire la confiance, d’autre part, créer un lieu de travail à la fois confortable et efficace pour que les énergies des collaborateurs puissent s’exprimer à plein. Les enjeux sont multiples : matériaux, esthétiques, décoration, atmosphère…
Comment créer ce lieu et comment repenser une étude notariale où les collaborateurs ont plaisir à venir travailler ?
Jbonet accompagne les offices notariales dans leurs projets d’aménagements depuis de nombreuses années, en mettant à disposition des chargés d’affaires expérimentés, mais aussi un bureau d’études, sans oublier un panel de grandes marques de design mobilier comme Archiutti, Vitra, Bene, Fantoni et tant d’autres.
Entre tradition et modernité, l’étude notariale doit assumer l’histoire de la profession tout en restant à la pointe des aménagements et des équipements, et nous vous dévoilons ici 4 conseils à suivre.
Garantir la confidentialité au sein de l’aménagement de l’étude notariale
Tout comme les avocats ou les médecins, les notaires ont un devoir de confidentialité. Ils sont tenus au “secret général et absolu”, comme le précisent les articles 3.4 et 20 du Règlement national des notaires. L’aménagement de l’étude doit donc répondre à cet impératif, notamment par le renforcement de l’isolation phonique.
D’autre part, bien que les notaires permettent aujourd’hui au client de préparer leurs rendez-vous en amont via différentes plateformes en ligne qui permettent de comprendre les tenants et aboutissants du dossier, elles ne sauraient se substituer à un rendez-vous. Les paroles échangées au sein d’une étude notariale nécessitent un environnement propice à la confidence. Pour cela il est important dans un premier temps, de cloisonner ces espaces. En effet, les cloisons et la vue d’espace fermée va rassurer le client sur la diffusion de l’information émise lors de l’échange entre le notaire et son client. Dans un second temps, l’acoustique devra être travaillée. S’assurer de l’insonorisation de ces espaces confinés est nécessaire afin que le client comprenne qu’il peut communiquer en toute sérénité.
Assurer la sérénité des clients
L’aménagement de l’étude notariale doit également répondre aux besoins de confort et de sérénité des clients. La signature d’un acte pouvant être une source de stress et d’incertitude, il convient de les rassurer, notamment par le choix de la décoration et de l’ameublement, en alliant tradition et modernité. Vous pouvez par exemple, au sein des salles de signature, privilégier des matériaux nobles comme le bois massif pour le mobilier, qui dénotent un aspect rassurant et apaisant à l’atmosphère. Le choix colorimétrique de ces salles est essentiel. Des couleurs comme le blanc et le gris qui s’accordent bien avec le bois permettront de dégager du calme et de la douceur. Pensez privilégier des tons neutres qui sont malgré tout chaleureux afin de faire ressortir le mobilier, les luminaires, les tableaux. Vous pouvez faire ressortir le tout avec quelques touches de couleurs plus vives comme : du bleu, du orange, du jaune … Pour le choix de la décoration, des œuvres d’art, des sculptures, seront d’un plus bel effet.
La technologie gagne sa place
L’aménagement de l’étude notariale tient aussi compte de l’essor du numérique dans l’activité. Tandis que les espaces de stockage prennent moins de place grâce au MICEN (Minutier Central Électronique des Notaires de France), l’agencement intègre désormais de nouveaux outils, gages de productivité et de praticité. On pense notamment aux grands écrans, aux vidéoprojecteurs, aux tables connectées, aux ordinateurs portables, aux clés REAL3 ou encore aux doubles écrans de travail. Mais il reste néanmoins important de conserver des exemplaires imprimés des dossiers et de disposer d’un espace de stockage qui offre clarté et lisibilité des informations. Pour ce faire, les nouveaux mobiliers de rangement permettent de faire du mobilier une part intégrante de l’aménagement. Dans un second temps, lors de la conception des espaces de travail, il est important de recenser les besoins physiques et psychiques de vos collaborateurs.
Jbonet accompagne de nombreux notaires en France dans leur projet d’aménagement ou de ré-aménagement, et nous savons combien la discrétion, la confidentialité et l’image de marque comptent. N’hésitez pas à contacter un de nos chargés d’affaires pour vous accompagner dans votre projet.
